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목차
목표를 향해 나아가는 시간 관리법
이 책은 러닝 테크놀로지 기업 <트라이온>의 창업자인 미키 다케노부가 쓴 책입니다. 그는 도쿄대학교 경제학부를 졸업한 후 종합 부동산 회사인 미쓰비시지쇼를 거쳐 소프트뱅크에 입사했습니다. 전 세계에서 바쁘기로 손꼽히는 손정의 회장의 비서실장으로 일하며 그의 시간과 업무를 관리했습니다. '목표를 이뤄내는 강력한 시간 관리법'은 바로 이때의 경험을 토대로 구축한 강력한 실천법입니다. 손정의의 방식에 따르면 시간은 인생에서 가장 중요한 자원이며 목표로 삼을 산을 정하면 그 어떤 산이라도 오를 수 있다고 생각하고 나아가야 한다고 합니다. 장기 목표를 세우고 그곳에서부터 역산해서 단기 계획을 세우는 것이 좋습니다. 마감 시한을 공언하고 계획은 유연하게 변경하며 이를 지킬 수 있도록 합니다. 또한 시간은 늘릴 수 없지만 다른 사람의 힘을 빌리면 창출해 낼 수 있다고 보며, 다른 사람이 시간을 들여 얻은 지식이나 정보를 공유하는 것은 시간을 만드는 훌륭한 기술이라고 말합니다. 또한 PLAN(계획), DO(실행), CHECK(평가), ACTION(개선)의 주기를 도는 경영 관리 기법인 PDCA의 변형인 고속 PDCA를 실천하였는데, 계획은 곧바로 실행에 옮기며 여러 가지 계획은 동시에 실행하고 하루의 목표의 결과를 매일 검증하여 수치로 관리하는 방법입니다. 조직에서 일제히 수많은 PDCA를 돌린 후 그중에서 가장 좋은 성공 사례를 공유함으로써 최단기간에 조직 전체가 성공을 거둘 수 있었다고 합니다.
효율적인 시간 관리의 핵심 원칙 7가지
효율적인 시간 관리의 7가지 핵심 방법이 있습니다. 첫째는 4분기마다 이슈 리스트를 만드는 것입니다. 이슈 리스트는 계획을 달성하기 위한 구체적인 행동 목표입니다. 이슈 리스트 밑에는 이러한 행동 목표를 실행할 구체적인 행동 과제들을 적습니다. 이슈 리스트를 만들면 계획이 계획인 채로 끝나지 않고 매일 행동에 옮길 수 있도록 할 수 있습니다. 둘째로는 작업 시간의 최소 단위를 15분으로 하는 것입니다. 보통 사람들은 업무 일정을 1시간 단위로 짜는데, 이를 짧게 쪼개서 속도감 있게 작업을 마무리하도록 합니다. 세 번째로 일정 관리의 기본 단위는 1주일로 합니다. 일정은 '주간'을 기본 단위로 관리해야 합니다. 업무 지연을 방지하는 대원칙은 1주일 안에 해야 할 태스크를 모두 끝마치는 것입니다. 네 번째는 '1일 24시간'으로 포트폴리오를 짜는 것입니다. 업무, 학습, 취미, 가정 등에 시간을 어떻게 배분할 지를 생각하지 않으면 야근이 계속돼 가족화 함께 할 시간을 내지 못할 수 있습니다. 업무 시간뿐 아니라 출근 전과 퇴근 후의 시간까지 시간을 어떻게 이용할 것인가를 고려하여 전체적인 균형을 잡는 것이 중요합니다. 다섯 번째는 자투리 시간을 알뜰하게 활용하는 것입니다. 항상 시간이 없다고 하지만 잘 살펴보면 그냥 흘려보내는 시간이 많기 때문에, 업무 효율과 삶의 질을 높이기 위해 자투리 시간을 잘 활용하도록 합니다. 여섯 번째는 '1차 완결률'을 높이는 것입니다. 이는 작업을 한 번에 끝내는 것을 의미합니다. 메일을 열었을 때 즉시 답장하도록 하고 회의를 할 때 결론을 미루지 않고 의사를 결정하는 것입니다. 마지막으로는 주저하지 않고 다른 사람의 힘을 빌리는 것입니다. 혼자 다 해내려고 하다가 괴로움에 빠지지 말고 필요한 인력을 동원하여 빠르게 해결할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
10초, 15분, 1주일- 시간을 낭비하지 않는 관리법
손정의는 회의에서 '검토 중'이라는 말은 필요 없다고 보았습니다. "내 질문에 전 사원이 곧바로 대답한다면, 그 어떤 안건이라도 10초 안에 결정될 것이다"라고 말했다고 합니다. 그만큼 철저한 준비가 필요하고 이에 따른 빠른 의사 결정을 중요시하는 것입니다. 또한 업무 일정을 짤 때는 15분을 최소 단위로 하여 짜는데, 낭비되는 시간이 없이 빠르게 일을 마무리할 수 있습니다. 매일 아침 하루 일정을 15분 단위로 짜놓고 작업의 시작과 종료 시각을 명확하게 설정하여 하루 일정을 채워나가는 것입니다. 아침에 여유를 부리다가 퇴근 시간에 임박하여 뒤늦게 급하게 일을 하다 보면 야근까지 하게 되지만, 이렇게 시간을 잘게 쪼개어 마감을 하도록 습관을 기른다면 미루는 버릇을 고치고 야근 없이 휴식을 취할 수 있을 것입니다. 또한 모든 일정은 1주일 단위로 짜는데, 일정을 2주일 이상으로 넘어가면 계속 '다음 주에 하자'라는 마음으로 미루게 되기 때문입니다. 다음 주까지 하라는 지시에 오늘 바로 실행하게 되지 않습니다. 또한 1주일 단위 안에는 반드시 여유 시간을 넣아야 합니다. 예를 들어 1주일에 20시간씩 영어 공부를 한다는 목표를 세웠다면 하루의 공부 시간은 7일이 아니라 6일로 나누어 설정하는 것입니다. 일주일에 하루는 여유 시간으로 비워두어 목표를 채우지 못했을 때 보충할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 이렇게 한다면 1주일의 일정을 확실하게 끝낼 수 있을 것입니다. 이렇게 시간 관리를 잘게 쪼개서 관리하다 보면 너무 숨 가쁘게 업무가 돌아간다고 생각할 수 있지만, 이러한 일정관리 안에 업무나 과제뿐 아니라 휴식과 놀이 시간도 규칙적으로 배분하여 계획한다면 일과 휴식의 조화로운 생활을 누릴 수 있을 것입니다.